Как сделать встречи продуктивными

Сколько времени ежедневно компании тратят на встречи?

Планерки, статусы, совещания, синхронизации, обсуждения, комитеты, рабочие группы.

Календарь многих руководителей заполнен настолько плотно, что между встречами остается всего несколько минут.

При этом после многих совещаний возникает ощущение, что время потрачено, люди поговорили, но ничего не изменилось.

Решения не приняты.

Ответственные не определены.

Задачи не поставлены.

Через неделю команда снова собирается обсуждать те же самые вопросы.

Проблема заключается не в количестве встреч.

Проблема заключается в том, что большинство встреч не управляются как рабочий процесс.

Хорошая встреча должна создавать результат, а не просто обмен мнениями.

Главная цель встречи

Перед тем как отправлять приглашение в календаре, полезно задать себе простой вопрос:

«Какой результат должен появиться после завершения этой встречи?»

Если ответить сложно, скорее всего, встречу проводить не нужно.

У любой встречи должна быть конкретная цель.

Например:

• принять решение;
• согласовать план действий;
• решить проблему;
• распределить ответственность;
• обменяться критически важной информацией.

Очень часто руководители формулируют цель слишком размыто:

«Обсудить ситуацию».

«Поговорить по проекту».

«Синхронизироваться».

Такие формулировки не помогают участникам подготовиться и понять ожидаемый результат.

Если результат встречи невозможно сформулировать одним предложением, значит цель определена недостаточно четко.

Не приглашайте лишних людей

Одна из самых дорогих ошибок бизнеса — участие сотрудников во встречах, которые не требуют их присутствия.

Представьте совещание на десять человек длительностью один час.

Фактически компания потратила десять часов рабочего времени.

А если половина участников просто слушала разговор, который их практически не касается?

Потери становятся еще заметнее.

Перед приглашением каждого участника задайте себе вопрос:

• этот человек принимает решение?
• этот человек предоставляет важную информацию?
• этому человеку необходимо знать результат обсуждения?

Если ответ отрицательный, возможно, достаточно отправить итоговый протокол после встречи.

Количество участников напрямую влияет на скорость принятия решений.

Чем больше людей в комнате, тем сложнее договориться.

Повестка должна быть заранее

Многие встречи начинаются с фразы:

«Ну что, коллеги, давайте обсудим».

После этого участники начинают вспоминать проблемы, перескакивать между темами и уходить в детали.

В результате час проходит незаметно, а ключевые вопросы так и остаются нерешенными.

Хорошая встреча начинается задолго до её старта.

Повестка должна содержать:

• цель встречи;
• список вопросов;
• ожидаемые решения;
• материалы для ознакомления;
• участников обсуждения.

Когда люди заранее понимают тему разговора, качество обсуждения становится значительно выше.

Начинайте вовремя и заканчивайте вовремя

Кажется очевидным правилом.

Однако именно оно регулярно нарушается.

Пять минут ожидания одного участника.

Еще десять минут на разговоры не по теме.

Еще пятнадцать минут после официального окончания.

В итоге часовая встреча превращается в полуторачасовую.

Подобная практика постепенно формирует культуру неуважения к времени коллег.

Если встреча назначена на 10:00, она должна начинаться в 10:00.

Даже если кто-то опоздал.

Если встреча рассчитана на один час, значит через час она должна завершиться.

Ограничение по времени помогает команде концентрироваться на действительно важных вопросах.

Не превращайте встречу в отчет руководителю

Во многих компаниях встречи выглядят одинаково.

Каждый сотрудник по очереди рассказывает, чем занимался последние несколько дней.

Остальные участники в этот момент проверяют почту или отвечают на сообщения.

Такая модель редко приносит пользу.

Гораздо эффективнее обсуждать:

• проблемы;
• риски;
• блокировки;
• решения;
• приоритеты.

Если информацию можно прочитать в отчете или в системе задач, не стоит тратить на это время всей команды.

Встречи нужны для взаимодействия людей, а не для озвучивания информации, которая уже существует в письменном виде.

Фокусируйтесь на решениях

Иногда обсуждение проблемы занимает большую часть встречи.

Команда подробно разбирает причины.

Ищет виноватых.

Вспоминает прошлые ошибки.

Спорит о деталях.

Но так и не приходит к конкретным действиям.

Полезно использовать простой вопрос:

«Что мы будем делать дальше?»

После обсуждения каждой проблемы должно появляться решение.

Пусть даже временное.

Пусть даже неидеальное.

Но команда должна понимать следующий шаг.

Иначе обсуждение превращается в интеллектуальное упражнение без практической пользы.

Фиксируйте договоренности

Одна из самых частых причин повторных обсуждений — отсутствие зафиксированных решений.

После встречи люди по-разному интерпретируют услышанное.

Кто-то считает задачу своей.

Кто-то уверен, что её выполняет другой человек.

Кто-то думает, что решение еще не принято.

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо фиксировать:

• принятое решение;
• ответственного;
• срок выполнения;
• критерий результата.

Лучше потратить пять минут на запись итогов, чем проводить дополнительное совещание через неделю.

Завершайте встречу конкретным планом действий

Хорошую встречу можно определить по одному признаку.

После неё каждый участник понимает:

• что необходимо сделать;
• кто это делает;
• когда это должно быть сделано;
• какой результат ожидается.

Если ответов на эти вопросы нет, встреча завершилась слишком рано.

Главный показатель эффективности совещания — не качество обсуждения, а количество реализованных решений.

Простое правило продуктивных встреч

Перед организацией любого совещания задайте себе четыре вопроса:

1. Какой результат должен появиться после встречи?
2. Кто действительно нужен для достижения этого результата?
3. Какие решения должны быть приняты?
4. Какие действия появятся после завершения обсуждения?

Если ответы есть — встреча имеет смысл.

Если ответов нет — возможно, достаточно одного письма, сообщения в чате или короткого звонка.

В современном бизнесе дефицитным ресурсом становятся не деньги и даже не технологии.

Дефицитным ресурсом становится внимание людей.

Поэтому каждая встреча должна быть инвестицией в результат, а не затратой времени.

Данный материал носит исключительно ознакомительный и дискуссионный характер и отражает личное мнение автора.